اولویت های کاری و اصول راهبردی مدیران تازه کار، ترفندهای تبدیل مدیر تازه کار به رهبر تاثیرگذار

0
51
مدیران تازه کار،
مدیران تازه کار،

پاراف اولویت های کاری و اصول راهبردی مدیران تازه کار، ترفندهای تبدیل مدیر تازه کار به رهبر تاثیرگذار : مدیران پربازده علاوه‌بر اینکه درک روشنی از اهداف و ماموریت‌های خود دارند، می‌کوشند در مورد آنها به دیگران اطلاع‌رسانی شفاف کنند و سایر افراد را با خود همراه سازند. به همین دلیل هم هست که می‌بینیم افراد پربازده به‌رغم داشتن مسوولیت‌های متعدد به همه کارهای خود می‌رسند و هیچ گاه از زمین و زمان شکایت نمی‌کنند.

اگر بدانیم این خود ما هستیم که زمان را می‌سازیم و به آینده شکل می‌دهیم، دیگر هیچ گاه از پرمشغله بودن شکایت نخواهیم کرد. در واقع زندگی سرشار از اولویت‌های متعددی است که باید با دیدی باز آنها را مرتب کرد و گام به گام و مرحله به مرحله به سراغ تک تک آنها رفت. پس اگر در یک زمان ده‌ها اولویت را برای خود در نظر گرفته‌اید و در حال دنبال کردن آنها هستید، بدانید که کاملا در اشتباهید؛ چون داشتن اولویت‌های متعدد نه تنها به معنای بالا بودن بهره‌وری و راندمان کاری نیست، بلکه نتیجه‌ای غیر از بی نظمی کاری و سرسری انجام دادن وظایف به دنبال نخواهد داشت.

مدیرانی با سطوح بالای بهره‌وری و اثربخشی، خیلی با طمانینه و پس از سنجیدن همه جوانب امر به دیگران بله می‌گویند. در واقع یکی از دلایل مشغله بیش از حد مدیران و کارکنان در این نکته ساده نهفته است که آنها بلد نیستند به دیگران «نه» بگویند و جواب مثبت دادن آنها به دیگران باعث پراکنده شدن تمرکز کاری آنها و غفلتشان از اولویت‌ها و ماموریت‌های اصلی‌شان می‌شود. برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق و با بهره‌وری بالا باید در دادن پاسخ مثبت به خواسته‌های دیگران با احتیاط و دوراندیشی عمل کرد و سر خود را با بله گفتن‌های پرشمار و بی هدف شلوغ نکرد.

بر نحوه انجام دادن کارها تمرکز کنید، نه خود آنها : مدیران موفق کسانی هستند که پیش از انجام هر کاری در راستای برنامه‌ریزی برای آن و شفاف سازی در مورد آن اقدام می‌کنند. آنها از سیاست «دو گام به پیش یک گام به پس» پیروی می‌کنند و ضمن پرهیز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن درمورد پروژه‌های آینده، نیم نگاهی به گذشته و فعالیت‌های قبلی خود نیز دارند. یکی از عادت‌های مدیران موفق، اختصاص 5 دقیقه در هر روز به بررسی کارهایی است که انجام داده یا باید انجام می‌داده و کارهایی که نباید انجام می‌داده‌اند.

با یک دست چند تا هندوانه برندارید : خیلی از مدیران جوان و تازه‌کار ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با چنین کارهایی موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند؛ چراکه به درستی می‌دانند با یک دست نمی‌توان چند هندوانه را به‌طور همزمان برداشت.

مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی کردن و ادعا کردن به گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاش‌شان باشد. آنها دوست دارند به جای پرحرفی کردن درمورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب می‌شود. به یاد داشته باشید که هیچ وقت با حلوا حلوا کردن دهان شیرین نخواهد شد.

هیچ‌گاه از کمبود وقت برای انجام کارهایتان شکایت نکنید : مدیران کارآمد کسانی هستند که هیچ‌گاه از کمبود وقت گلایه نمی‌کنند حتی اگر کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشند. آنها کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. در مقابل مدیران تازه‌کار و بی‌تجربه هستند که همیشه از پرمشغله بودن می‌نالند و فکر می‌کنند که 24 ساعت شبانه روز برای آنها کم است و نمی‌توانند به تمام کارهایشان برسند؛ درحالی‌که همه می‌دانیم 24 ساعت شبانه روز برای همه انسان‌ها یکسان و برابر است.

اغلب مدیران و رهبران موفق و کارآمد به‌طور مداوم از زمان‌سنج برای کنترل عملکردشان استفاده می‌کنند. تصور کنید از صبح که برمی‌خیزید زمان‌سنج مخصوص‌تان را روی زمان 20 دقیقه تنظیم می‌کنید و می‌کوشید پیش از به پایان رسیدن آن 20 دقیقه یکی از کارهایی را که برنامه‌ریزی کرده‌اید انجام دهید و بلافاصله پس از آن زمان‌سنج‌تان را دوباره برای 20 دقیقه بعد به‌کار بیندازید و تا قبل از رسیدن آن به عدد صفر یک کار دیگر را انجام دهید. حال تصور کنید که در طول یک روز کاری چند بار می‌توانید قبل از صفر شدن زمان‌سنج‌تان، یکی از کارهایتان را انجام دهید!

9- در محل کارتان عوامل مزاحم را از خود دور کنید

تکنولوژی‌های نوین علاوه‌بر مزایای پرشماری که به همراه خود آورده‌اند، یکسری مزاحمت‌ها و اختلالات را نیز به دنبال دارند که باعث شده بسیاری از مدیران و کارکنان نتوانند روی انجام وظایف و تحقق اهدافشان تمرکز کنند. یکی از عادت‌های غلط برخی از مدیران و کارکنان ناکارآمد این است که به‌صورت برنامه‌ریزی نشده اقدام به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی‌شان در شبکه‌های اجتماعی می‌کنند و فکر می‌کنند این کار به معنای به‌روز بودن و وقت‌شناس بودنشان است؛ درحالی‌که به هیچ عنوان چنین نیست و در صورت توجه بیش از اندازه به این عوامل مزاحم، افراد از انجام وظایف اصلی‌شان باز خواهند ماند. در مورد ایمیل‌های دریافتی‌تان سه گزینه پیش رو دارید: خواندن، حذف کردن و با تاخیر خواندن که مدیران موفق و پربازده همیشه گزینه سوم را انتخاب می‌کنند.

اصول راهبردی برای مدیران تازه کار

می‌گویند تجربه مانند شانه‌ای است که زندگی بعد از ریختن موهایتان به شما هدیه می‌کند و این حکایت مدیرانی است که باید مدت‌ها مدیریت کنند تا به تجربه و پختگی کافی برای مدیریت کردن برسند و چه بسا بسیاری از آنها در این مسیر و پیش از رسیدن به بلوغ مدیریتی مجبور شوند از دنیای مدیریت خداحافظی کنند. با این همه می‌توان مدیران تازه‌کار و کم‌تجربه را به ابزارها و دانشی مجهز کرد که مانند دندانه‌های شانه تجربه عمل می‌کنند و با استفاده بهنگام از آنها می‌توان موفقیت‌های بزرگی را به‌وسیله مدیران جوان و تازه‌کار رقم زد.

  • کاملا متعهد به هدفی مشخص باشید: شما نمی‌توانید به‌جایی که می‌خواهید برسید، وقتی که نمی‌دانید آنجا کجاست. هدف شما باید دقیقا مشخص شود و بعد از آن باید کاملا به آن هدف متعهد باشید. یکی از اشتباهات اغلب مدیران تازه‌کار به متزلزل بودن و از این شاخه به آن شاخه پریدن آنها مربوط می‌شود. اغلب این مدیران به اشتباه فکر می‌کنند که تغییر پی در پی مسیر حرکت و تعویض پروژه‌ها و رویکردها علامت خلاق بودن و نوآوری است، در حالی که به هیچ‌عنوان چنین نیست و تعهد داشتن به هدف از پیش تعیین‌شده از ضروریات مدیریت موفق به حساب می‌آید.
  • ابتکارعمل را در دست بگیرید و آن را حفظ کنید: دلیل اصلی این موضوع این است که نه‌تنها در کسب‌وکار، بلکه در زندگی هم رقابت وجود دارد. چه بسیار ایده‌های فوق‌العاده‌ای که به دلیل تاخیر در عملی شدن و تبدیل به محصول شدن هدر رفته‌اند یا اینکه از سوی فرد یا شرکت دیگری به بهره‌برداری رسیده‌اند و شخص دیگری این کار را انجام داده و فرد بسیار موفقی شده است. تفکرات و برنامه‌ریزی‌ها اگر منجر به اقدامی عملی نشوند، بی‌ارزش هستند بنابراین اگر فردی ابتکار عمل را در دست نگیرد و آن را حفظ نکند، یک رقیب این کار را انجام می‌دهد.
  • صرفه‌جویی کنید تا منابع خود را افزایش دهید: نمی‌توانید در همه‌جا نیرومند باشید. این ایده برای صرفه‌جویی کردن یا از بین بردن اتلاف وقت یا منابع در موقعیت‌های بی‌اهمیت ضروری است. مدیران جوان و کم‌تجربه در ماه‌ها و سال‌های اولیه مدیریتشان دست به کارهایی می‌زنند که به نوعی آزمون و خطا بوده و موجب از بین رفتن منابع مادی و معنوی سازمان‌ها و شرکت‌های تحت رهبری‌شان می‌شود، در حالی که آنها می‌توانند با صرفه‌جویی در منابع مالی، انرژی و مهم‌تر از همه نیروی انسانی، روی اولویت‌های اصلی تمرکز کنند و آنها را با صلابت و اقتدار تمام به انجام برسانند.
  • از تعیین موقعیت راهبردی استفاده کنید: برای رسیدن به هدف راهبردی، نیاز مبرمی به حرکت ماهرانه نسبت به تغییرات محیطی یا تغییرات غیرمنتظره دیگر دارید. ممکن است نیاز به اصلاح رویکرد و موقعیت نهایی خود داشته باشید، حتی وقتی که در حال رسیدن به هدف خود هستید، به همین دلیل اگر آنچه شما انجام می‌دهید کاربردی ندارد، نیاز به تغییر راهبردهایتان دارید.
  • کارهای غیرمنتظره انجام دهید: وقتی با دیگران رقابت دارید، بسیار موثر است که رقبا را شگفت‌زده کنید و کاری غیرمنتظره انجام دهید. شرکت سونی این کار را با استفاده از ترانزیستور انجام داد. گرچه ترانزیستور در آمریکا اختراع شده بود، اما شرکت‌های آمریکایی همچنان به فناوری لوله خلأ پایبند بودند و برآورد می‌کردند که ترانزیستور نمی‌تواند برای سال‌های متوالی سودده باشد و به همین جهت آن را به‌کار نبردند. اما سونی با به‌کارگیری ترانزیستور در محصولاتش ظرف دو سال، رادیو ترانزیستوری قابل حملی را ساخت که به سرعت رقیبان را از میدان رقابت خارج کرد.
  • مواردی را ساده نگه دارید: اگر می‌خواهید کمتر دچار اشتباه شوید، راهبرد خود را ساده نگه دارید. راهبردها و مفاهیم برتر آنهایی هستند که هرگز منجر به پیچیدگی بسیار نمی‌شوند و اجرای آنها ساده است. مدیران جوان در بسیاری موارد بر پیچیدگی زیاد و اجرای پروژه‌های پیچیده تاکید می‌کنند و به این وسیله می‌کوشند نقش و جایگاهشان را در شرکت و در مقابل دیدگان سهامداران برجسته کنند. اما از این مساله غافل هستند که کارها و پروژه‌های ساده و سهل‌الوصول بهتر و سریع‌تر پیش می‌روند و مدیریت آنها برای مدیران به‌ویژه آنهایی که تجربه چندانی در زمینه مدیریت ندارند، آسان‌تر خواهد بود.
  • همزمان جایگزین‌های چندگانه‌ای را تهیه کنید: چون مطمئنا برخی اقدام‌های ناشی از تصورات شما درست از آب درنمی‌آیند، پس باید همیشه «طرح B» را داشته و آماده اجرای آن باشید. همیشه به یاد داشته باشید که اگر یک ایده کار نمی‌کند، هدف را رها نکنید، بلکه با جایگزین آن پیش بروید. اصرار بی‌مورد برخی مدیران جوان بر اجرای یک پروژه صرفا با یک روش می‌تواند به شکست‌های فاحش و از میان رفتن حیثیت و اعتبار کاری آنها منتهی شود.
  • مسیر غیرمستقیم به هدفتان را پیش بگیرید: راهبردی را مورداستفاده قرار دهید که ممکن است تفاوت ایجاد کند. برای مثال، شرکت سونی ترانزیستور را در محصولات خود به‌کار برد و مزایای آن را نشان داد و مستقیما به سراغ تولید ترانزیستورهای متفاوت نرفت. مدیران جوان و کم تجربه باید همیشه به‌یاد داشته باشند که مسیر مستقیم همیشه بهترین مسیر نیست، بلکه مسیرهای غیرمستقیم، متفاوت و خلاقانه می‌توانند به موفقیت‌های بزرگ منتهی شوند.
  • زمان‌بندی و تعیین مسیر را تمرین کنید: اجرای راهبرد درست در زمان اشتباه یا مسیر اشتباه می‌تواند به حدی بی‌اثر باشد که انگار خود آن راهبرد اشتباه بوده است. ذهن مدیران جوانی که به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده‌اند، سرشار از ایده‌ها و اطلاعات جدیدی است که می‌تواند راهبردهای فوق‌العاده‌ای را شکل دهد اما نکته مهم در اینجا این است که بهترین راهبردها چنانچه در زمان و مکان نامناسبی به مرحله اجرا درآیند، نه‌تنها مفید نخواهند بود بلکه اثر معکوسی خواهند داشت.

ترفندهایی برای تبدیل مدیران تازه‌کار به رهبران تاثیرگذار

مدیران تازه باید چیزهای زیادی را بیاموزند تا به تدریج به رهبری بزرگ و پرنفوذ تبدیل شوند. تحقق این هدف نیازمند کسب تجربیات و مهارت‌هایی است که در طول زمان و به‌تدریج از سوی مدیران جوان کسب می‌شوند و به سال‌ها زمان نیاز دارند. با این همه ترفندهایی وجود دارند که بر سرعت و کیفیت این تحول می‌افزایند و رهبران بزرگی را که از نعمت جوانی و خلاقیت برخوردارند به جهانیان معرفی می‌کنند.

یکی از نکاتی که مدیران جوان و تازه‌کار باید به آن توجه کنند این است که شرکت ایده‌آل و بی‌نقص به هیچ عنوان وجود خارجی ندارد و چه بخواهیم، چه نخواهیم یکسری کمبودها و ضعف‌ها در هر شرکتی وجود دارد که باید با آنها کنار آمد. در این میان وظیفه خطیری بر دوش مدیر شرکت گذاشته می‌شود و آن استفاده بهینه از پتانسیل‌ها و امکانات موجود است. بنابراین اگر در هفته‌ها و ماه‌های اول فعالیت مدیریتی‌تان با واقعیتی به نام کمبود امکانات و کارکنان بی‌نقص مواجه شدید به هیچ عنوان خود را نبازید و به جای غر زدن و نالیدن از نداشته‌ها به داشته‌هایتان قناعت کنید و از آنها حداکثر استفاده را ببرید. علاوه‌بر این می‌توانید با جابه‌جایی‌های هوشمندانه در پست‌ها و شناخت توانایی‌های نهفته و پنهان کارکنان، استفاده بهینه‌تری را از نیروی کار تحت امر خود صورت دهید. چنین رویکردی را می‌توان در مربیان فوتبال مشاهده کرد: بارها دیده شده که با تعویض مربی یک تیم در میانه فصل و ورود مربی جدید و از طریق جابه‌جایی بازیکنان در پست‌های جدید، یک تیم ته جدولی به مقام قهرمانی پایان فصل رسیده است.

شفافیت را سرلوحه همه کارهایتان قرار دهید : وقتی کارمند بودید و هنوز وارد حوزه مدیریت نشده بودید به اطلاعات زیادی راجع به شرکت دسترسی نداشته و به تبع آن مسوولیتی بابت اطلاع‌رسانی و شفافیت اطلاعاتی متوجه شما نبود. اما حالا که به صندلی مدیریت تکیه زده‌اید باید به یاد داشته باشید که شفافیت و اطلاع‌رسانی درست و به موقع به کارکنان از جمله مهم‌ترین عوامل ایجاد کننده اعتماد در درون سازمان‌هاست. بنابراین حتما به شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها و اقداماتتان در درون سازمان توجه داشته باشید. همیشه به یاد داشته باشید که دانستن حق کارکنان است و آنها فقط در صورتی که از مسائل و مشکلات و فرصت‌ها اطلاع داشته باشند با شما همکاری می‌کنند و در غیر این صورت فقط برای شما کار می‌کنند و نه همکاری. تجربه نشان داده که کارمندان یک سازمان هنگامی که تصویری بزرگ و کامل از واقعیت دارند حداکثر همکاری و همیاری را با مدیران از خود نشان می‌دهند و به شدت از پنهان‌کاری مدیران بیزارند.

با اعضای تیم‌تان روابط قوی و دائمی برقرار کنید : یکی دیگر از اشتباهات مدیران تازه‌کار به اصرار بی‌مورد آنها بر فاصله گرفتن از کارمندان یا کارگران و به اصطلاح «آدم حساب نکردن» آنها مربوط می‌شود. وجود چنین شکافی بین مدیر و کارکنان به هیچ عنوان پذیرفتنی و توجیه‌پذیر نیست و به شدت به بهره‌وری و راندمان کاری لطمه می‌زند. کارمندان به‌طور طبیعی منتظرند مدیران برای ایجاد ارتباط با آنها پیشقدم شوند و کمتر کارمندی را می‌توان یافت که به صورت خودجوش و داوطلبانه برای ایجاد رابطه با مافوق خود اقدام کند. پس سعی کنید در اولین فرصت ممکن رابطه‌ای صمیمانه و هدفمند با کارکنانتان برقرار کنید و آن را استمرار ببخشید. باید به خاطر داشته باشید که تاکید بیش از حد شما بر مسائل کاری و بازدهی کارکنان شما را به مدیری تبدیل می‌کند که فقط به خرده‌کاری‌ها و مسائل جزئی توجه دارد و در نتیجه از مسائل کلان کاری دور می‌ماند. شناخت هرچه سریع‌تر کارکنان و توانمندی‌های آنها می‌تواند از سازمانی با کارکنان معمولی و دارای توانایی‌های متوسط، مجموعه‌ای قدرتمند و موثر بسازد.

کارهای خوب کارکنانتان را حتی اگر کوچک هستند، ببینید : اگر می‌خواهید کارکنانتان از صمیم دل و با نهایت توان‌شان برای شما کار کنند حتما به کارهای خوب آنها حتی اگر کوچک و بی‌اهمیت هستند، توجه کنید و آنها را به رخ همه بکشید. با این کار فرهنگ سپاس را در درون مجموعه تحت مدیریتتان رواج می‌دهید و افرادتان را به‌کار بیشتر و بهتر سوق می‌دهید. مدیران تازه‌کار باید بدانند سپاسگزاری از کارکنان و اعلام علنی عملکردهای مطلوب افراد نه‌تنها به جایگاه و نظم کاری آنها به‌عنوان یک مدیر لطمه نمی‌زند، بلکه بر ارج و ارزش آنها می‌افزاید.

از دیگران بازخورد بگیرید، اما سبک مدیریتی خودتان را داشته باشید : هر مدیر جوان و کم تجربه‌ای دوست دارد از تجربیات و نظرات مدیران باسابقه‌ای که در اطرافش حضور دارند استفاده کند و خیلی زود به مدیر پخته‌ای تبدیل شود. اما در این میان باید به این مساله نیز توجه داشت که تقلید کردن از مدیران دیگر نمی‌تواند اثر مثبت چندانی بر کیفیت مدیریت مدیران جوان داشته باشد، چرا که از یکسو آنها را به مدیران تقلید کن و فاقد شخصیت مستقل تبدیل می‌کند و از سوی دیگر آنها را دچار شکست‌‌های سنگینی می‌کند چون همان‌طور که پیتر دراکر گفته است «تکرار آنچه در گذشته موجب موفقیت شما شده، در آینده به احتمال زیاد به شکست‌تان خواهد انجامید.» بنابراین حتما و در اولین فرصت ممکن نسبت به طراحی و اجرای سبک مدیریتی منحصربه‌فردتان اقدام کنید و برای این کار هیچ‌گونه تردید و نگرانی به خود راه ندهید.دنیای اقتصاد.

برای آگاهی از آخرین اخبار اداری، شغلی، مالی و اقتصادی با کانال پاراف در تلگرام همراه شوید: عضویت در کانال پاراف

یک دیدگاه بفرستید

دیدگاه خود را بنویسید
لطفا نام خود را وارد کنید