برای برگزاری یک جلسه کوتاه و مفید چه باید بکنیم!؟

برای برگزاری یک جلسه کوتاه و مفید چه باید بکنیم!؟

پاراف برای برگزاری یک جلسه کوتاه و مفید چه باید بکنیم!؟ : شما اگر بخواهید جلسات و قرار‌های کاری  را به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت یا سازمان خود تبدیل کنید باید به نکات زیر توجه کافی داشته باشید:

  1. قبل از اینکه یک قرار کاری یا جلسه کاری برگزار شود، به‌طور کامل و دقیق در مورد آن بررسی و تفکر کنید و از دیگران نیز بخواهید همین کار را انجام دهند.
  2.  سوالاتی که می‌خواهید در جلسه از دیگران بپرسید را از قبل تنظیم کنید و پاسخ‌هایی را نیز برای سوالات احتمالی دیگران در ذهن خود طراحی کنید تا خیلی سریع و قاطع بتوانید به آنها پاسخ بگویید. این امر به افزایش اقتدار و صلابت شما کمک شایانی خواهد کرد و عزت نفس‌تان را نیز افزایش خواهد داد.
  3. از قبل تصمیم بگیرید که مهم‌ترین هدف و اولویت شما از برگزاری آن جلسه یا حضور در آن قرار کاری چیست و چگونه می‌توانید آن هدف و اولویت را تحقق ببخشید.
  4. چند روز پیش از برگزاری جلسات کاری به کلیه شرکت‌کنندگان در آن جلسه درباره اهداف و دستور جلسه اطلاع‌رسانی کنید و از آنها بخواهید در کوتاه‌ترین زمان ممکن نظرات و عقاید خود را بیان کنند.
  5. دقیقا راس ساعت مقرر جلسه کاری‌تان را شروع کنید و اصلا به این توجه نکنید که چه کسی هنوز نیامده و چه موقع خواهد آمد. منتظر دیگران ماندن و تعلل در شروع و برگزاری جلسه دیگران را بدعادت و شما را متضرر خواهد کرد.
  6. در تمام دقایق برگزاری جلسه یا قرار کاری به رعایت نظم توجه کاملی نشان دهید و از دیگران هم بخواهید چنین کنند. تنها در صورت وجود نظم و انضباط است که کارها به‌طور کامل و سریع انجام می‌پذیرد.
  7.  از حاشیه رفتن خود و دیگران جلوگیری کنید و رفتن به سر اصل مطلب و خلاصه‌گویی را به یک هنجار و ارزش کاری در شرکت خود تبدیل کنید. به همین منظور بارها در حین جلسه بر این نکته تاکید کنید که سی دقیقه بیشتر برای جلسه وقت ندارید و باید طی همین سی دقیقه همه صحبت‌های مهم مطرح شود.
  8. سریع و قاطعانه تصمیم‌گیری کنید و از موکول کردن اتخاذ تصمیم نهایی به جلسات بعدی یا بعد از جلسه خودداری کنید و به یاد داشته باشید که بهترین و درست‌ترین تصمیمات در همان زمانی گرفته می‌شوند که ذهن بیشترین آمادگی را دارد و آن زمان همان پایان جلسه است.
  9. به یاد داشته باشید که آنچه یک جلسه کاری را مفید و باشکوه می‌سازد نه خود جلسه بلکه نتایج و خروجی آن است پس همیشه پنج دقیقه آخر جلسات یا قرار‌های کاری را به جمع‌بندی و نتیجه‌گیری نهایی اختصاص دهید و برای جلسات بعدی برنامه‌ریزی کنید.دنیای اقتصاد.