آشنایی با تشکیلات سازمانی ادارات کل آموزش و پرورش کشور

آشنایی با تشکیلات سازمانی ادارات کل آموزش و پرورش کشور

پاراف آشنایی با تشکیلات سازمانی ادارات کل آموزش و پرورش کشور : سازمانهاي آموزشي، ارکان اصلي نهاد وسيع آموزش و پرورش مي باشند که به منظور اشاعه ي تعليم و تربيت به وجود مي آيند. سازمانهاي آموزشي از خصوصيات ساير سازمانهاي اجتماعي نيز برخوردارند. مؤسسات آموزشي متشکل از مدارس ابتدايي، متوسطه، عالي، دانشگاهها و ….مي باشند که در جوامع مختلف از يک يا دو سازمان مادر، به نامهاي وزارت آموزش و پرورش و آموزش عالي، که مديريت تعليم و تربيت رسمي را از سطح پيش دبستان تا دوره هاي عالي در بر مي گيرند. منشعب مي شوند. مدرسه به معناي اعم کلمه، براي پرورش و تربيت نخبگان، نيروي انساني جهت واحدهاي مختلف اجتماع، تکميل معلومات بزرگسالان جهت انطباق با زندگي در حال تغيير، تربيت انساني با شناخت جهت کشف وجود خود و تعقل در جهان و مافيها و… به وجود مي آيد:
مؤسسات آموزشي از دو قسمت عمده تشکيل مي شوند، که به نامهای قسمت ستادی ( امور اداري و مالي ) و قسمت صفي ( امور آموزشي ) ناميده مي شوند. به تفکيک در مورد هر يک از آنها سخن مي گوييم.

الف: قسمت ستادي ( امور اداري و مالي )
وظيفه ي اصلي قسمت ستادي اين است که نيروي انساني، وسايل و لوازمي را که موجب بر آورد هدفهاي آموزشي سازمان مي شوند فراهم سازد. اين قسمت علاوه بر وظيفه ي اصلي که صرفاً اختصاص به تجهيز سطوح مختلف سازمان دارد، وظايف فرعي نيز عهده دار است. اين وظايف در قالبهاي مشورتي و تخصصي قرار دارند. جهت مشورت، مسؤولان و رؤساي قسمتهاي مختلف، رئيس يا مدير کل سازمان را ياري مي دهند.
براي مثال رئيس آموزش و پرورش شهري با رؤسا با مسؤولان قسمتهاي مختلف، چون امور کارگزيني، حسابداري و بودجه، در موردي خاص به شور مي نشيند.
مدير سازمان در مورد تصميم گيريهاي خاص، از تخصص کارشناسان اداري استمداد مي کند. وظايف فرعي امور اداري و مالي، جزء کارهاي روزمره ي اين قسمت از سازمان نيست. بلکه در مورد لزوم، به کمک مديريت سازمان مي شتابد.
کليه ي کارکناني که تسهيلات مسؤولين آموزشي را به منظور حسن انجام وظيفه، در رابطه با برآورد هدف فراهم مي کنند، در بخش ستادي قرار مي گيرند. قسمت ستادي از قسمتهاي ذيل تشکيل مي گردد.
1- امور کارگزيني: يکي از مهمترين قسمتهاي امور ستادي است که نيروي انساني لازم را براي احراز مشاغل و تصدي مسؤوليتهاي سازمان استخدام نموده و در نگهداري آن اقدامات لازم را به عمل مي آورد. در قالب کارگزيني، دواير پرسنل و آمار و رفاه اجتماعي قرار دارند، که به منظور فراهم ساختن تسهيلات کارمندان سازمان به وجود مي آيند.
بر امور کارگزيني لازم است که در مورداستخدام افراد به سه مورد هدف، وظيفه و شغل توجه کند. بدين معني روشن کند که هدف از استخدام معلم در دوره ي راهنمايي، تعليم کدام مواد است. فرد مورد استخدام کيفيت تعليم آن مواد را داراست؟ سپس وظيفه کاري مستخدم جديد را که عبارت است از مقدار ساعاتي که در روز و ماه بايد به انجام وظايف رسمي بپردازد. تعيين کند. تا بدين نحو، کمبود نيروي انساني را جبران نموده و از تورم آن جلوگيري کند. در مرحله ي آخر شغل مستخدم را که مبين پست سازماني و تعيين کننده ي حقوق اوست تعيين کند و توجه نمايد تا متقاضي در محدوده ي شرايط احراز اين شغل قرار گرفته و پس از استخدام موجبات ناراحتي سازمان را فراهم نکند. پس از رعايت موارد ياد شده، لازم است در امر انتخاب جهت استخدام، به قدرت جسماني و کيفيت معنوي داوطلبان نيز توجه شود. بدين معني که استخدام افراد ايجاد مي کند، تا شرايط لازم براي تصدي کار مورد نظر، چه آموزشي و چه اداري، با توجه به اهميت آن، خصوصاً در مورد امور آموزشي قبلاً تعيين شده باشند. توجيه يک فرد داوطلب استخدام براي تصدي کار از جنبه هاي رفتاري، معنوي، آگاهي، هوش، فهم و قدرت جسماني بايد از طريق آزمايشهاي مختلف به عمل آيد و ضمن بررسيهاي رواني، علاقه و انگيزش فرد نيز، از جهت قبول کار مورد نظر سنجيده شود. کارگزيني مي تواند سنجشهاي مذکور را به کمک واحدهاي ذي صلاحيت سازمان انجام دهد. انجام مصاحبه هايي از طرف مسؤولين مؤسسه براي انتخاب يک فرد پس از انجام آزمايشهاي لازم به منظور کاهش اشتباه در امر انتخاب ضروري است.
جهت استخدام افراد، امور کارگزيني بايد به تجسس پرداخته و با جلب داوطبان زياد بهترين را از ميان بيشترين انتخاب نمايد. کارگزيني بعد از استخدام ملزم است، براي شناخت و رفع نقايص کاري افراد جديد الاستخدام، يک دوره آزمايشي براي آنها در نظر بگيرد. قبل از گماردن جديد الاستخدامها به کار، آنها را با هدفها و مقررات کلي سازمان آشنا سازد.
به طور کلي کارگزيني بايد:
– بازده سازمان را با سنجش کارايي کارکنان افزايش دهد؛
– موجب تقليل هزينه هاي سازمان شود؛
– موجب تقويت روحيه و فراهم ساختن ادامه ي خدمت بهتر کارکنان گردد؛
– منابع نيروي انساني لازم را بشناسد؛
– مشاغل افراد را مشخص نمايد؛
– حدود اختيارات تفويض شده به افراد را با توجه به مسؤوليت آنان تعيين کند؛
– مستخدم را از بدو استخدام تا بازنشستگي از نظر ترفيع و ترفيه تعقيب کند؛
– با توجه به بهبود اوضاع سازماني، انتقال افراد را از قسمتي به قسمت ديگر به مديريت سازمان پيشنهاد کند؛
– شرح وظايف افراد را دقيقاً تعيين کند.

2- امور بودجه:
اين امور، در آمدها و هزينه ها را براي انجام برنامه هاي سازمان، در يک مدت معين از زمان پيش بيني مي کند. بدين منوال، اعتبار پولي موجود و احتمالي را با توجه بر اهميت و کيفيت امور در برنامه ي سازمان تقسيم بندي مي نمايد. بودجه معمولاً در سازمانهاي آموزشي براي يک سال بسته مي شود. آغاز و انجام آن در جوامع متأثر از شروع و پايان سال تحصيلي است.
در حقيقت بودجه، اموري را در بر مي گيرد که در آينده، در يک سازمان انجام خواهد شد. لازم است قبل از اجراي برنامه، بودجه تنظيم شود و با توجه به برنامه شکل گيرد.
مسؤول بودجه موظف است، مدت معيني را براي بودجه پيش بيني کند، موازنه در دخل و خرجها برقرار نمايد، سازمان را از کسر بودجه بري دارد و بالاخره بودجه هر ماده از برنامه را به تفصيل تعيين نمايد. توجيه و تعريف بودجه که ذيلاً بدان مي پردازيم، مي تواند روشنگر وظيفه ي مسؤول بودجه باشد.
توجيه و تعريف بودجه: براي مثال دو هزار ريال پول از کار روزانه دريافت خواهيم کرد. براي بعد از خروج از محل کار خود، درمورد نحوه ي خرج اين مبلغ، به طوري که رفع نيازهاي ما بشود، برنامه ريزي مي کنيم. مثلاً از اين مبلغ، مقداري براي خرج خوراک در نظر مي گيريم. مبلغي براي کرايه رفتن به منزل اختصاي مي دهيم، و …. در اينجا ما با توجه بر مبلغ موجود، بودجه بندي مي کنيم. کدام عوامل در بودجه بندي ما دخالت دارند؟ پولي که داريم؛ حاصل کاري است ( درآمد ) که بايد در يک مدت معلوم، طبق برنامه ي معين ما، در مسير رفع نيازهاي معين مان ( هدف ) هزينه شود. ما اين عوامل را پيش بيني مي کنيم. پس در واقع يک نقشه ي عملياتي تنظيم مي نماييم که همان بودجه بندي است. پس با توجه بر آنچه که گذشت مي توان گفت که:
بودجه عبارت است از پيش بيني در آمدها و هزينه ها، در مدت معيني از زمان براي انجام برنامه اي معين در مسير هدفي معلوم. پس در واقع آنچه را که سازمان يا دولت به نام بودجه تنظيم مي نمايد، مبين برنامه هاي آنهاست. بودجه مختص دولت و يا سازمانهاي دولتي نيست، بلکه هر واحد توليدي و بازرگاني نيز بودجه اي دارد.
بودجه ي سازمانهاي آموزشي، در جوامعي که زير نظر دولت اداره مي شوند ( مثل ايران ) بوسيله ي خود دولت، با همکاري شعب سازمان آموزش و پرورش تنظيم مي شود. بدين طريق که همه ساله وزارت آموزش و پرورش نيازهاي خود را، با توجه به تعداد دانش آموزان، از نقطه نظر نيروي انساني ( معلم و کارمند ) اماکن آموزشي ( مدرسه ) و ساير نيازهاي تجهيزي چون کتاب، وسايل تحرير، وسايل آزمايشگاهي و…. بر آورد کرده و به دولت ابلاغ مي نمايد. دولت نيز با توجه به درآمد خود، سعي در تأمين اعتبارات لازم، جهت هزينه ي مواد مندرج در بودجه ي آموزش و پرورش مي نمايد.
تأمين اعتبارات مواد بودجه آموزش و پرورش، منوط به توجه و درآمد دولت دارد. چه بسا امکان دارد که در جامعه اي، آموزش و پرورش از اولويت خاصي برخوردار نباشد و رقم برطرف کننده ي نيازهاي آن، در بودجه ي دولت منظور نگردد. از اين روست که سازمانهاي آموزشي در چنين جوامعي ناگزير به ازدياد تعداد دانش آموزان يک کلاس مي باشند. تا بدين وسيله در استخدام معلم، احداث مدرسه و تهيه وسايل آموزشي صرفه جويي کنند. اين چنين صرفه جويي در مايحتاج تعليم و تربيت، موجبات کاستي کيفيت آن را در چنين جوامعي فراهم مي سازد.

3- امور حسابداری:
امور حسابداري مسؤول نگهداري و ثبت و ضبط درآمدها و هزينه هاي يک سازمان مي باشد. به عبارت ديگر حسابداري کليه وقايع مالي هر مؤسسه يا سازماني را ثبت و ضبط مي نمايد.
حسابداري عمليات دايره ي بودجه را قدم به قدم تعقيب مي کند و ناظر بر اجراي امور آن مي باشد. بر حسابداري لازم است که عمليات مالي انجام شده را به طور روزانه ثبت نموده و سپس کلياتي را در دفاتر ماهانه و سالانه براي استفاده در عمل تفريغ بودجه ثبت و ضبط نمايد. با توجه بر عملکرد امور مي توان، امور مالي سازمان آموزش و پرورش را در بودجه و اعتبارات و حسابداري خلاصه نمود که امور کار پردازي لازمه ي آنهاست.

4- امور کار پردازی:
امور کارپردازي مسؤول خريد و تهيه ملزومات يک سازمان مي باشد. بر کار پردازي لازم است که به منظور حفظ منابع مؤسسه، خريد خود را از راه استعلام بها، انجام دهد. و کمترين هزينه را براي خريد لوازم سازمان مصرف کند.
به منظور صرفه جويي در وقت، يکنواخت کردن ملزومات سازمان و سرعت در خريد مايحتاج، بهتر است که لوازم مورد نياز قبلاً استاندارد ( تعيين مشخصات ) گردد و طبق ملاکها و مشخصات قبلاً تعيين شده، خريد عملي گردد. براي مثال؛ وزارت آموزش و پرورش مي تواند، مشخصات ميز و نيمکت مورد نياز خود را چون نوع، جنس، ابعاد، رنگ و… تعيين و سپس به تمام واحدها ابلاغ نمايد.
امور کار پردازي از اداراتي چون، تدارکات و خدمات و اموال متشکل است. اين ادارات خدمات عمومي سازمان را از قبيل حفظ و نگهداري ساختمان وسايل ارتباطي و نقليه، تعميرات آنها و انجام تشريفات گمرکي واردات سازمان را به عهده دارد.

5- امور روابط عمومی:
امور روابط عمومي با موضوعاتي چون: ايجاد روابط و ارتباطات رفتاري بين اعضاي سازمان، ايجاد ارتباط سازمان با اجتماع و سعي در ايجاد تعلق خاطر نمودن عضو به سازمان سر و کار دارد. روابط عمومي به منظور جامه ي عمل پوشانيدن به هدفهاي خود، از طريق راهنمايي و ارشاد اعضا، بخصوص اعضاي جديد الاستخدام و مبتدي به شناسايي هدف، روش و ساخت سازمان، از راه سخنراني، فيلم، نشريات وسايل ارتباط جمعي و…. اقدام مي نمايد.

6- امور حقوقی و قضايی و مجلسی:
اين امور سازمان آموزش و پرورش را در مورد تهيه ي پيش نويس لوايح قانوني، تصويب نامه ها، آيين نامه ها و اساسنامه هاي مربوط ياري مي کند و کليه ي امور مجلسي، حقوقي و قضايي سازمان را انجام مي دهد.
امور قضايي سازمان را دادگاههاي اداري تشکيل مي دهند که رسيدگي به تخلفات اداري کارکنان و تعقيب مستخدمين خاطي را به عهده دارد.

7- امور دفتری:
اين قسمت از سازمان وظيفه دارد، نامه هاي وارده و صادره ي سازمان را در دفاتر مخصوصي طي شماره اي ثبت نمايد. رسانيدن نامه هاي صادره به صاحبان آنها نيز از وظايف اين امور است.
امور دفتري در سلسله مراتب اداري، ارجاع نامه ها را به مسؤولين مربوطه به عهده گرفته و اجراي دستور را تا مرحله ي انجام مي تواند، طي دفتر خود دنبال نمايد.

ب: قسمت صفي ( امور آموزشی):
تعريف: قسمت دوم تشکيلات سازمانهاي آموزش و پرورش، امور آموزشي است. اين قسمت مستقيم هدف سازمان را که بهبود و گسترش تعليم و تربيت است دنبال مي کند. امور آموزشي، وظيفه دارد، به تهيه و تنظيم برنامه هاي آموزشي کليه ي سطوح زير نظر بپردازد.
از جايي که اجزاي امور آموزشي در دستگاه هاي تربيتي، به نسبت گسترش و حجم سازمان متفاوت است لذا ذيلاً به ذکر و توجيه اجزايي که در کليه ي سازمانهاي آموزشي وجه مشترکي دارند مي پردازيم:

امور پژوهش و برنامه ريزی:
اين امور جهت بهبود بخشيدن به نظام آموزشي، به تحقيقات در اين زمينه مي پردازد و با توجه به نيازهاي جامعه ي مربوط برنامه ريزي مي کند.
در برنامه ريزي اين امور علاوه بر ساخت کلي برنامه، محتواي مطالب درسي نيز از نظر کيفي و کمي مورد توجه است.

امور تربيت نيروي انساني و باز آموزی:
اين امور وظيفه دارد که به تربيت نيروي انساني لازم در سطوح مختلف تحصيلي پرداخته و در ضمن، تسهيلات لازم را جهت جذب نيرو و بروز نگهداشتن معلومات نيروي انساني شاغل فراهم مي سازد.

امور آموزشي دوره هاي تحصيلی:
تهيه و تنظيم آيين نامه ها جهت اجراي برنامه هاي تحصيلي، در دوره هاي مختلف و نظارت بر صحت اجراي آنها، از وظايف اين امور مي باشد. در واقع مي توان گفت که عامل اجرايي و دنبال کننده ي هدف سازمانهاي آموزشي، اين امور مي باشد.
وسعت و تعداد اجزاي امور آموزشي دوره هاي تحصيلي، با گسترش و وسعت سازمان در ارتباط است. بدين جهت در سازمانهاي آموزش و پرورش، که آموزشهاي قبل از تحصيلات عالي را به عهده دارند، امور آموزشي دوره هاي تحصيلي به اجزايي چون؛ امور آموزي کودکستان « آمادگي » دبستان، دبيرستان، مدارس فني و حرفه اي و هنرستانها که اغلب به نامهاي تعليمات کودکستان، دبستان، متوسطه، مدارس فني و حرفه اي و هنرستانها ناميده مي شوند، منقسم مي گردد. اين امور در مؤسسات آموزش عالي ( دانشگاه ها و مدارس عالي ) بين دانشکده ها تقسيم شده و زير پوشش مديريت کل آموزش استان آن مؤسسه قرار دارد.

امور امتحانات:
نظارت بر حسن اجراي امتحانات، صدور تأييديه هاي تحصيلي و نگهداري سوابق مربوطه از وظايف اين امور است.
به طوري که مشروح افتاد، امور آموزشي سازمانهاي تربيتي که مستقيماً اشاعه ي هدف آموزش و پرورش را به عهده دارند، موظفند امکانات موجود سازمان را در راه باروري هدف به کار گيرند و با توجه به امکانات، کميت و کيفيت افراد زير پوشش آموزش، اقدام به ايجاد دواير و اداراتي بنمايند. به طور مثال سازمان وزارت آموزش و پرورش مدارس ايراني درخارج از کشور را به امور روابط بين المللي واگذار مي نمايد در صورتي که امور مربوط به دانشجويان خارج از کشور زير نظر امور دانشجويان سازمان آموزش عالي که به روابط بين المللي ارتباطي ندارد اداره مي شود. بدين سبب، سازمانهاي آموزش و پرورش، از امور آموزشي متفاوتي برخوردارند.

امتیاز شما به مطلب

دوست داشتم: 0
دوست نداشتم: 2
میانگین امتیازات: 0

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *