دستور جلسه

راه و رسم تنظیم یک دستور جلسه مفید و کارآمد

پاراف راه و رسم تنظیم یک دستور جلسه مفید و کارآمد : ما همه در جلساتی حضور داشته ‏ایم که شرکت‏ کنندگان برای جلسه آماده نبودند، از موضوع بحث منحرف شده ‏اند و موضوعات مورد بحث، باعث اتلاف وقت اعضای تیم بوده‏ اند. این مشکلات و مشکلات دیگری مانند این، از تنظیم ضعیف دستور جلسه ناشی می‏ شوند.

یک دستور جلسه کارآمد تعیین می‏کند که از قبل و در طول جلسه انتظار چه چیزی می‏رود. این به اعضای تیم کمک می‏کند خود را برای جلسه آماده سازند و زمان کافی و هوشمندانه به آن تخصیص دهند.

همچنین به سرعت تمرکز همه به یک موضوع جلب و تعیین می‏شود که بحث چه زمانی به نتیجه رسیده است، حتی اگر همچنان در طول جلسه مشکلاتی پیش بیاید، یک دستور جلسه‏ که به‏خوبی تنظیم شده باشد توانایی تیم را برای رسیدگی سریع و موثر به این مشکلات افزایش می‏دهد.

زمان جلسه تیمی گران‏بها و برنامه‏ریزی آن دشوار است. این جلسات اساسا باید برای بحث و تصمیم‏گیری بر سر موضوعاتی باشند که روی کل تیم تاثیرگذار است و تمامی تیم باید برای حل این چالش‏ها مشارکت کنند. این چالش‏ها و موضوعات اغلب درباره نحوه هماهنگی و همکاری اعضا با یکدیگر است چون کارها و وظایفی دارند که به هم مرتبط است، یا ممکن است راجع‌به موضوعاتی باشند که افراد اطلاعات و نیازهای متفاوتی درباره آن‏ دارند. برای مثال: چگونه به بهترین نحو منابع مشترک را تخصیص دهیم؟ چگونه زمان پاسخگویی را کاهش دهیم؟

فهرست موضوعات

اغلب موضوعاتی که در دستور جلسه گنجانده می‏شوند صرفا یک رشته کلمات به‏صورت یک عبارت هستند، برای مثال: «تخصیص دوباره فضای اداری.» این عبارات باعث می‏شوند شرکت‏کنندگان جلسه با تعجب از خود بپرسند: «تخصیص دوباره فضای اداری یعنی چی؟» اما وقتی موضوعات را به صورت سوال‏هایی برای پاسخ دادن فهرست‏ کنید، در عوض این طور برداشت می‏شوند که: «تحت چه شرایطی باید فضای اداری را دوباره تخصیص داد؟» سوال‏ها اعضای تیم را قادر می‌سازند بهتر خود را برای بحث آماده سازند و بفهمند که آیا توضیحات آنها و دیگران موضوعیت دارد یا خیر.

در صورت‌جلسه بیان کنید هدف از موضوع موردنظر صرفا به اشتراک گذاشتن اطلاعات است، یا قرار است نظرسنجی برای یک تصمیم صورت بگیرد یا هدف، تصمیم‏گیری است. اگر اعضای تیم ندانند آیا صرفا باید گوش دهند یا باید نظرشان را بدهند، یا اینکه بخشی از فرآیند تصمیم‏گیری خواهند بود یا خیر، مشارکت برایشان سخت می‏شود.

اگر اعضای تیم فکر کنند که در تصمیم‏گیری مشارکت دارند، درحالی‌که شما صرفا نظر آنها را می‏خواهید، در پایان جلسه همه کلافه خواهند بود. بهتر است آخرین اطلاعات لازم، قبل از جلسه بین اعضا توزیع شود و آنها فرصت مطالعه داشته باشند و بخش مختصری از جلسه صرف پاسخگویی به سوالات در این‏باره شود. اگر هدف تصمیم‏گیری است، قاعده تصمیم‏گیری را توضیح دهید.

فرآیندی برای بررسی هرکدام از موارد دستور جلسه پیشنهاد کنید: این فرآیند تعیین می‏کند که تیم برای تکمیل بحث یا تصمیم‏گیری چه مراحلی را طی خواهد کرد. توافق بر سر این فرآیند کارآیی جلسه را به‏طرز قابل‌توجهی افزایش خواهد داد. با این حال رهبران به ندرت این کار را انجام می‏‏دهند. تا وقتی تیم روی یک فرآیند توافق نکرده باشد، اعضای تیم ولو با حسن‌نیت، با پیروی از فرآیندی که خودشان انتخاب می‏کنند، مشارکت خواهند کرد. احتمالا این تجربه را در جلسات‏تان شاهد بوده‏اید: برخی از اعضای تیم سعی می‏کنند صورت مساله را تعریف کنند. برخی دیگر از اعضای تیم نمی‏دانند چرا این موضوع در دستور جلسه قرار دارد و برخی دیگر از اعضا از قبل مساله را تشخیص داده و مشغول ارزیابی راهکار‏ها هستند. فرآیند بررسی یک موضوع باید در دستور جلسه به‏صورت کتبی قرار بگیرد. وقتی در طول جلسه به موضوع مورد نظر رسیدید، فرآیند را توضیح داده و موافقت اعضا را جویا شوید.

مشخص کنید اعضا چگونه باید خود را برای جلسه آماده سازند: دستور جلسه را با فاصله زمانی کافی قبل از جلسه بین اعضا توزیع کنید تا تیم بتواند پیشاپیش مطالب پیش‏زمینه را خوانده و برای هر مورد از دستور جلسه، افکار اولیه خود را جمع و جور کنند. تعیین کنید که چه کسی مسوولیت هدایت بحث درباره هر موضوع را به‏عهده دارد. اولین موضوع قابل بحث جلسه را «مرور و تغییر دستور جلسه در صورت لزوم» قرار دهید: حتی اگر شما و تیم‏تان پیش از جلسه با یکدیگر دستور جلسه را تنظیم کرده باشید، یک دقیقه در ابتدای جلسه وقت بگذارید تا ببینید آیا به خاطر آخرین رویدادها لازم است چیزی تغییر کند.دنیای اقتصاد.